Nehmen Sie mit uns Kontakt auf

mail@perlit.software
030 450 880 98
Perlit Software

Der größte Hebel: Kunden bestellen selbst

Vorher konnten Kunden Personal nur über Mitarbeiter von Aymando Personal bestellen. Jede Anfrage musste aufgenommen, geprüft, koordiniert und manuell in die Planung überführt werden. Genau hier lag einer der größten Zeitfresser.

Mit der neuen Software können Kunden selbst Bestellungen vornehmen. Dadurch muss die Zeitarbeitsfirma nicht mehr jede Anfrage von Hand erfassen und intern weiterverarbeiten. Das System nimmt die Bestellung auf, prüft die relevanten Daten und macht sie für die weitere Einsatzplanung nutzbar.

Kundenbestellungen

Kunden können Personalbedarf direkt im System anlegen.

Weniger manuelle Aufnahme

Mitarbeiter müssen nicht mehr jede Bestellung telefonisch oder per E-Mail erfassen.

Bessere Datenqualität

Die Informationen landen direkt strukturiert im System.

Schnellere Reaktion

Der Bedarf wird sofort sichtbar und kann weiterverarbeitet werden.

Dieser Self-Service-Bereich hat den größten Hebeleffekt erzeugt, weil ein großer Teil der Koordination gar nicht mehr bei der Verwaltung beginnen musste.

Perlit Software

Verfügbarkeiten, Einsätze und Mitarbeiterwünsche werden automatisch berücksichtigt

Verfügbarkeit

Belegte Mitarbeiter werden nicht fälschlich erneut eingeplant.

Die Koordination der Mitarbeiter lief vorher über Excel. Jedes Mal musste überprüft werden, welche Mitarbeiter verfügbar sind, wer bereits belegt ist, wer Urlaub hat, wer abwesend ist und wer für einen bestimmten Einsatz überhaupt infrage kommt.

Heute übernimmt diese Prüfung die Software. Nur verfügbare Mitarbeiter werden angezeigt, und die Zuweisung kann nach bestimmten Parametern erfolgen. Auch Besonderheiten wie Überstunden, Abwesenheiten, gewünschte Mitarbeiter oder bisherige Einsätze bei bestimmten Kunden können berücksichtigt werden.

Abwesenheiten

Urlaub, Ausfallzeiten und sonstige Sperren fließen in die Planung ein.

Kundenwünsche

Wenn ein Kunde einen bestimmten Mitarbeiter bevorzugt, kann das berücksichtigt werden.

Einsatzhistorie

Es ist sichtbar, welcher Mitarbeiter wann bei welchem Kunden war.

Kapazitätsengpässe

Die Software meldet automatisch, wenn zu wenig Personal verfügbar ist.

Damit wurde aus einer fehleranfälligen Excel-Koordination ein zentraler Planungsprozess.

Perlit Software

Stundenzettel, gesetzliche Nachweise und Abrechnung wurden digitalisiert

Ein besonders wichtiger Bereich war die Erstellung und Verwaltung von Stundenzetteln. Diese sind im Bereich Arbeitnehmerüberlassung gesetzlich relevant und müssen sauber dokumentiert werden. Vorher wäre dieser Prozess bei größerem Volumen ein enormer manueller Aufwand gewesen.

Die Software erstellt Stundenzettel automatisch und sendet sie an die Unternehmen zur Unterschrift. Die Kunden können online unterschreiben. Aus den erfassten Stunden entstehen dann die Grundlagen für Abrechnung, Gehälter, Überstunden und weitere Auswertungen.

Stundenzettel

Werden automatisch aus den Einsätzen erstellt.

Online-Unterschrift

Kunden können digital unterschreiben, ohne Papierprozess.

Arbeitszeiten

Anzahl der Stunden, Einsätze und Überstunden werden nachvollziehbar.

Abrechnung

Angebote und Rechnungen werden aus den vorhandenen Daten erstellt.

Gehälter

Relevante Informationen für Bezahlung und Stundenberechnung liegen strukturiert vor.

Dadurch wurde ein gesetzlich wichtiger, aber sonst sehr aufwendiger Prozess in den normalen digitalen Ablauf eingebettet.

Perlit Software

Das Ergebnis: Das Geschäft ist mit deutlich weniger Verwaltung steuerbar

Durch die neue Software wurden Kundenbestellungen, Mitarbeitereinsatz, Verfügbarkeiten, Stunden, Unterschriften, Angebote, Rechnungen und Kapazitätsmeldungen zusammengeführt. Das Unternehmen sieht nun, wo jeder Mitarbeiter gerade ist, wie viel er gearbeitet hat und bei welchem Kunden er eingesetzt wurde.

Vorher waren vier Personen mit der Koordination beschäftigt. Inzwischen reicht der Geschäftsführer im Prinzip aus, um das Geschäft zu managen. Damit er selbst mehr Freiheit hat und vertreten werden kann, wird dennoch eine Bürokraft eingesetzt.

  • weniger Excel und weniger manuelle Koordination
  • Kundenbestellungen direkt durch Kunden möglich
  • automatische Prüfung von Verfügbarkeiten und Kapazitäten
  • digitale Stundenzettel und Online-Unterschriften
  • Angebote und Rechnungen aus dem System
  • Geschäft mit deutlich weniger Verwaltungsaufwand steuerbar

Mit individueller Software

  • Umsatz steigern
    82%
  • Marge verbessern
    74%