Perlit Software
FAQ zu individueller Softwareentwicklung, Automatisierung und digitalen Unternehmensprozessen
Perlit Software
Grundlagen: Wann individuelle Software sinnvoll ist
Individuelle Software lohnt sich, wenn bestehende Abläufe regelmäßig Zeit, Geld, Nerven oder Qualität kosten und Standardlösungen diese Abläufe nicht sauber abbilden. Typische Auslöser sind viele manuelle Arbeitsschritte, Excel-Listen, doppelte Datenerfassung, unklare Zuständigkeiten, Medienbrüche, wiederkehrende Fehler oder Prozesse, die stark an einzelnen Personen hängen.
Eine feste Mindestgröße gibt es nicht. Besonders sinnvoll wird individuelle Unternehmenssoftware aber häufig ab einer gewissen organisatorischen Komplexität: mehrere Abteilungen, viele wiederkehrende Vorgänge, Außendienst, Kundenportale, Freigaben, Schnittstellen, besondere Kalkulationslogiken oder stark gewachsene Prozesse. Für viele mittelständische Unternehmen ist eigene Software heute kein Luxus mehr, sondern ein wirtschaftliches Werkzeug.
Standardsoftware gibt einen fertigen Rahmen vor. Das Unternehmen muss sich daran anpassen. Individuelle Software wird umgekehrt für die echten Abläufe des Unternehmens gebaut. Sie kann vorhandene Systeme ergänzen, Sonderfälle berücksichtigen, Rollen abbilden, Schnittstellen verbinden und genau die Funktionen bieten, die im Alltag gebraucht werden.
Nein. Häufig ist es sinnvoller, mit einem klar abgegrenzten Bereich zu starten: Angebotsprozess, Kundenportal, interne Freigaben, Auftragsstatus, Außendienst-App, Dashboard, Schnittstelle oder Automatisierung eines besonders aufwendigen Ablaufs. Daraus kann später schrittweise ein größeres System entstehen.
Ja, gerade dann. Viele Unternehmen haben bereits ERP-, CRM- oder Branchensysteme, aber die entscheidenden Lücken liegen dazwischen: manuelle Übergaben, fehlende Oberflächen, unflexible Workflows, schlecht nutzbare Daten oder fehlende Automatisierungen. Individuelle Software ersetzt bestehende Systeme nicht zwangsläufig, sondern kann sie gezielt ergänzen und verbinden.
Besonders gut geeignet sind wiederkehrende Prozesse mit klaren Regeln, vielen Daten, mehreren Beteiligten oder hohem Abstimmungsaufwand. Dazu gehören Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Terminplanung, Dokumentation, Freigaben, Rechnungsprozesse, Kundenportale, Mitarbeiterportale, Schnittstellen, Dashboards, Kapazitätsplanung und automatische Benachrichtigungen.
Der größte Nutzen liegt oft in Entlastung, Transparenz und Steuerbarkeit. Der Inhaber muss weniger nachfragen, weniger kontrollieren und weniger operative Kleinigkeiten selbst lösen. Aufgaben, Zahlen, Zustände, Fristen und Verantwortlichkeiten werden sichtbar. Dadurch kann das Unternehmen unabhängiger von einzelnen Personen funktionieren.
Perlit Software
Projektstart, Erstgespräch und Konzept
Der Einstieg beginnt mit einem Gespräch über das Unternehmen, die aktuellen Abläufe und den konkreten Engpass. Es geht nicht nur darum, welche Funktionen gewünscht sind, sondern warum sie gebraucht werden. Daraus entsteht eine erste Einschätzung, ob individuelle Software sinnvoll ist und welcher Einstieg wirtschaftlich am meisten bringt.
Nein. Viele Kunden kommen mit einem Problem, nicht mit einem fertigen Lastenheft. Das ist völlig normal. Wichtig ist, dass die Abläufe, Beteiligten, Ziele und Schwierigkeiten offen besprochen werden. Aus diesen Informationen kann ein Konzept entstehen, das fachlich und technisch sinnvoll ist.
In diesem Paket wird geprüft, ob eine individuelle Software, App, Plattform, Schnittstelle oder Automatisierung grundsätzlich sinnvoll und machbar ist. Dazu gehören die Einordnung der Anforderungen, eine erste technische Einschätzung, ein möglicher Lösungsansatz und eine grobe wirtschaftliche Betrachtung. Wenn ein Projekt nicht sinnvoll ist, wird das klar gesagt.
Hilfreich sind Beispiele aus dem Alltag: Welche Aufgaben dauern zu lange? Wo passieren Fehler? Welche Daten werden doppelt gepflegt? Welche Mitarbeiter müssen ständig nachfassen? Welche Excel-Dateien, Tools oder E-Mails spielen eine Rolle? Je konkreter die echten Situationen beschrieben werden, desto besser lässt sich der Hebel erkennen.
Meist beginnt man dort, wo der größte operative oder wirtschaftliche Druck liegt. Das kann ein Prozess sein, der täglich viel Zeit frisst, ein Bereich mit hoher Fehlerquote, eine Aufgabe, die nur eine Schlüsselperson beherrscht, oder ein Ablauf, der Wachstum verhindert. Der beste Startpunkt ist selten der schönste Wunsch, sondern der stärkste Hebel.
Neben Geschäftsführung oder Projektverantwortlichen sollten auch Personen einbezogen werden, die den Prozess täglich ausführen. Mitarbeiter aus Backoffice, Vertrieb, Außendienst, Buchhaltung, Projektleitung oder Kundenservice kennen oft die entscheidenden Details. Gute Anforderungen entstehen nicht nur im Besprechungsraum, sondern aus dem echten Arbeitsalltag.
Je nach Projektgröße entsteht ein Konzept, eine Anforderungsbeschreibung, ein technisches Konzept, ein Prototyp oder eine Kombination daraus. Nicht jedes Projekt braucht ein überladenes Lastenheft. Wichtig ist, dass Ziele, Rollen, Prozesse, Daten, Schnittstellen, Prioritäten und erste Ausbaustufen sauber genug geklärt sind, damit die Entwicklung nicht ins Ungefähre läuft.
Ja, und das ist oft der beste Weg. Statt alles auf einmal zu bauen, wird ein sinnvoller erster Umfang definiert. Dieser kann produktiv genutzt, getestet und später erweitert werden. So entsteht schneller Nutzen, während Risiken, Kosten und unnötige Funktionen reduziert werden.
Perlit Software
Kosten, Aufwand und Wirtschaftlichkeit
Die Kosten hängen stark vom Umfang ab. Eine kleine interne Anwendung, eine Schnittstelle oder ein Prototyp ist deutlich günstiger als eine vollständige Plattform, ein ERP-nahes System oder eine komplexe App mit mehreren Rollen. Seriös lässt sich der Preis erst einschätzen, wenn Ziele, Funktionen, Schnittstellen, Datenstruktur und gewünschte Ausbaustufe bekannt sind.
Weil Software kein fertiges Regalprodukt ist. Der Aufwand entsteht durch fachliche Komplexität, technische Abhängigkeiten, Sonderfälle, Schnittstellen, Nutzerrollen, Sicherheitsanforderungen, Tests und spätere Erweiterbarkeit. Ein vorschneller Festpreis klingt bequem, führt aber häufig zu falschen Annahmen, Nachträgen oder zu einer Lösung, die am Ende nicht richtig passt.
Häufig wird nach Aufwand auf Stunden- oder Tagessatzbasis gearbeitet. Bei klar abgegrenzten Teilprojekten können auch Paketierungen oder Phasenmodelle sinnvoll sein. Für Wartung, Support und Weiterentwicklung kommen Retainer oder laufende Betreuungsmodelle infrage. Welches Modell passt, hängt vom Projekt und der gewünschten Flexibilität ab.
Entscheidend sind klare Prioritäten. Nicht jede Funktion muss in die erste Version. Der erste Umfang sollte den wichtigsten Nutzen liefern und nicht jeden Sonderfall perfekt abdecken. Zusätzlich helfen saubere Kommunikation, regelmäßige Demos, frühe Tests, klare Entscheidungen und ein realistisches Verständnis dafür, was wirklich gebraucht wird.
Eine eigene Software rechnet sich, wenn sie regelmäßig Aufwand reduziert, Fehler senkt, Personal entlastet, mehr Fälle mit gleicher Teamgröße ermöglicht, Umsatzpotenziale freisetzt oder bessere Entscheidungen erlaubt. Oft liegt der wirtschaftliche Hebel nicht in einer einzelnen eingesparten Minute, sondern in tausenden wiederkehrenden Vorgängen pro Jahr.
Sie kann riskant sein, wenn sie schlecht geplant, schlecht entwickelt oder nicht sauber betreut wird. Gleichzeitig kann Standardsoftware ebenfalls riskant sein, wenn sie Prozesse verbiegt, Akzeptanzprobleme erzeugt oder wichtige Abläufe gar nicht abbildet. Das Risiko sinkt, wenn individuell entwickelte Software modular, nachvollziehbar, wartbar und schrittweise aufgebaut wird.
Ja, wenn der Einstieg sauber begrenzt wird. Ein Prototyp, ein internes Tool, eine Automatisierung, eine Schnittstelle oder ein erster Prozessbereich kann ein sinnvoller Anfang sein. Wichtig ist, den Umfang nicht künstlich kleinzureden, sondern ehrlich zu priorisieren: Was bringt schnell Nutzen, ohne die spätere Entwicklung zu verbauen?
Perlit Software
Zusammenarbeit, Kommunikation und Projektablauf
Die Zusammenarbeit erfolgt in klaren Phasen: Anforderungen verstehen, Lösung konzipieren, Oberfläche und Ablauf abstimmen, Funktionen entwickeln, regelmäßig zeigen, Feedback einarbeiten, testen und schrittweise zur Nutzung bringen. Der Kunde bleibt eingebunden, ohne jedes technische Detail selbst steuern zu müssen.
Das hängt vom Projekt ab. In der Konzeptphase braucht es Zeit für Gespräche, Prozessklärung und Entscheidungen. Während der Entwicklung sind Feedback, Tests und fachliche Rückfragen wichtig. Der Aufwand ist nicht täglich gleich hoch, aber ohne verlässliche Ansprechpartner auf Kundenseite wird ein Projekt langsamer und ungenauer.
Ein Projekt braucht klare Ansprechpartner auf beiden Seiten. Auf Kundenseite sollte es eine Person geben, die Entscheidungen bündelt, Rückfragen koordiniert und Feedback einsammelt. Auf Perlit-Seite wird das Projekt fachlich und technisch begleitet, damit Anforderungen, Umsetzung und Kommunikation zusammenlaufen.
Ja, wenn es sinnvoll ist. Gerade bei interner Unternehmenssoftware sind Gespräche mit den späteren Nutzern wichtig. Sie wissen, welche Sonderfälle regelmäßig vorkommen, welche Daten fehlen, welche Masken praktisch wären und wo bestehende Tools im Alltag nerven. Diese Perspektive verbessert die Lösung deutlich.
Durch konkrete Beispiele, klickbare Entwürfe, Zwischenergebnisse, Demos und regelmäßige Abstimmungen. Abstrakte Funktionslisten reichen oft nicht aus. Besser ist es, echte Vorgänge durchzugehen: Ein Kunde fragt an, ein Auftrag entsteht, ein Mitarbeiter dokumentiert etwas, eine Rechnung wird freigegeben, eine Führungskraft sieht den Status.
Ja, Änderungen gehören zu Softwareprojekten dazu. Wichtig ist nur, dass sie bewusst entschieden werden. Jede neue Anforderung kann Auswirkungen auf Aufwand, Zeitplan, Architektur und Prioritäten haben. Deshalb werden Änderungen eingeordnet, statt unkontrolliert nebenbei eingebaut zu werden.
Sinnvoll sind regelmäßige Demos und Abstimmungen. Dadurch sieht der Kunde früh, wie die Lösung entsteht, und Feedback kommt nicht erst am Ende. Gerade bei individuellen Anwendungen ist das wichtig, weil Nutzerführung, Masken, Rollen und Prozesslogik im echten Gebrauch oft klarer werden als in einer reinen Beschreibung.
Ja. Viele Abstimmungen lassen sich remote sehr gut durchführen. Bei komplexeren Prozessanalysen, Workshops oder größeren Entscheidungsrunden kann ein Termin vor Ort trotzdem sinnvoll sein. Entscheidend ist nicht der Ort, sondern dass die richtigen Personen sprechen und die relevanten Abläufe verstanden werden.
Erfolgreich wird ein Projekt, wenn das Ziel klar ist, Entscheidungen nicht unnötig liegen bleiben, echte Nutzer einbezogen werden und Prioritäten sauber gesetzt sind. Außerdem braucht es Offenheit für Prozessverbesserung. Wenn nur das alte Chaos digital nachgebaut werden soll, bleibt viel Potenzial ungenutzt.
Perlit Software
Technik, Schnittstellen, Apps und KI
Perlit entwickelt individuelle Webanwendungen, interne Tools, Kundenportale, Mitarbeiterportale, Plattformen, Apps, Dashboards, Automatisierungslösungen, ERP-Ergänzungen, Schnittstellen und Prozesssoftware. Der Schwerpunkt liegt auf Anwendungen, die echte Unternehmensabläufe besser steuerbar, effizienter und transparenter machen.
Ja. Wenn eine mobile Nutzung sinnvoll ist, können Apps oder mobile Webanwendungen entwickelt werden. Das ist besonders relevant für Außendienst, Dokumentation vor Ort, Terminbestätigung, Fotodokumentation, Mitarbeiterzugriffe, Kundenportale oder Prozesse, die nicht nur am Schreibtisch stattfinden.
Ja, sofern die vorhandenen Systeme technische Schnittstellen oder exportierbare Daten bereitstellen. Typische Anbindungen betreffen ERP, CRM, Zahlungsanbieter, Buchhaltung, Kalender, E-Mail-Systeme, Dokumentenablagen, Warenwirtschaft, bestehende Datenbanken oder branchenspezifische Fachsoftware.
Dann wird geprüft, welche Alternativen realistisch sind. Manchmal sind Dateiimporte, Exporte, Zwischenlogiken, manuelle Freigabepunkte oder eine ergänzende Oberfläche möglich. Nicht jede Systemlandschaft ist ideal, aber oft lassen sich trotzdem sinnvolle Brücken bauen, ohne sofort alles zu ersetzen.
Ja, wenn sie fachlich sinnvoll ist. KI kann zum Beispiel bei Texterkennung, Dokumentenauswertung, Klassifikation, Plausibilitätsprüfung, Zusammenfassungen, E-Mail-Vorbereitung, Datenerfassung oder Assistenzfunktionen helfen. Entscheidend ist, dass KI nicht als Spielerei eingebaut wird, sondern einen echten Arbeitsaufwand reduziert.
In der Praxis geht es meistens nicht um vollständigen Ersatz, sondern um Entlastung. KI kann Vorarbeit leisten, Informationen strukturieren, Vorschläge machen oder einfache Prüfungen unterstützen. Fachliche Verantwortung, Freigaben und Ausnahmen bleiben je nach Prozess weiterhin bei Menschen.
Typischerweise kommen moderne Webtechnologien, Cloud-Infrastruktur, APIs, Datenbanken, automatisierte Tests und wartbare Architekturen zum Einsatz. Wichtig ist nicht der Technologiebegriff selbst, sondern dass die Lösung stabil, erweiterbar, sicher, verständlich und wirtschaftlich betreibbar bleibt.
Ja, wenn sie von Beginn an sauber modular gedacht wird. Gerade individuelle Unternehmenssoftware sollte nicht als starres Einmalprojekt entstehen. Neue Rollen, Funktionen, Auswertungen, Schnittstellen oder Prozessbereiche können später ergänzt werden, wenn die Grundlage gut gebaut ist.
Perlit Software
Datenschutz, Sicherheit, Betrieb und Wartung
Ja. Datenschutz sollte nicht erst kurz vor dem Go-live auftauchen. Rollen, Rechte, Datenarten, Speicherorte, Löschkonzepte, Protokollierung und Zugriffsmöglichkeiten müssen früh mitgedacht werden. Gerade bei Kundenportalen, Mitarbeiterdaten, Rechnungen, Dokumenten oder sensiblen Unternehmensdaten ist das wichtig.
Sie kann DSGVO-konform entwickelt und betrieben werden, wenn die fachlichen und technischen Anforderungen sauber geklärt sind. Dazu gehören geeignete Auftragsverarbeitung, Zugriffskonzepte, Datensparsamkeit, sichere Übertragung, nachvollziehbare Berechtigungen und klare Verantwortlichkeiten. Die konkrete rechtliche Bewertung sollte bei Bedarf mit Datenschutzbeauftragten oder Rechtsberatung abgestimmt werden.
Durch ein sauberes Rollen- und Rechtekonzept, sichere Authentifizierung, verschlüsselte Übertragung, getrennte Zugriffsbereiche und nachvollziehbare Berechtigungen. Nicht jeder Nutzer sieht alles. Mitarbeiter, Kunden, Führungskräfte, Administratoren oder externe Partner können unterschiedliche Rechte erhalten.
Je nach Projekt kann die Software in einer Cloud-Umgebung oder in einer passenden bestehenden Infrastruktur betrieben werden. Wichtig sind Verfügbarkeit, Sicherheit, Skalierbarkeit, Wartbarkeit und Kosten. Die Entscheidung sollte zum Unternehmen, zum Datenschutzbedarf und zur erwarteten Nutzung passen.
Nach dem Go-live beginnt der echte Alltagstest. Nutzer arbeiten mit der Software, kleinere Anpassungen werden sichtbar, Supportfragen entstehen und neue Ideen kommen hinzu. Deshalb ist Wartung und Weiterentwicklung wichtig. Gute Software bleibt nicht stehen, sondern wird nach echter Nutzung gezielt verbessert.
Ja. Individuelle Software braucht langfristige Betreuung. Dazu gehören Fehlerbehebung, technische Updates, Monitoring, kleinere Anpassungen, neue Funktionen, Sicherheitsupdates und die Weiterentwicklung bei neuen Anforderungen. Gerade geschäftskritische Software sollte nicht nach der Fertigstellung allein gelassen werden.
Dann sollte sich die Software mitentwickeln können. Neue Abteilungen, andere Prozesse, zusätzliche Standorte, neue Produkte, neue Auswertungen oder geänderte Freigaben lassen sich bei einer gut aufgebauten Lösung ergänzen. Deshalb ist eine flexible Architektur wichtiger als kurzfristige Bastellösungen.
Sicherheit hängt von Architektur, Betrieb, Zugriffskonzepten, Verschlüsselung, Backup-Strategie, Monitoring und verantwortungsvoller Nutzung ab. Ziel ist eine Lösung, bei der Daten nicht nur digital vorhanden sind, sondern kontrolliert, geschützt und nachvollziehbar verarbeitet werden.
Für produktive Unternehmenssoftware sind Backups ein wichtiger Bestandteil des Betriebs. Je nach System werden passende Sicherungs- und Wiederherstellungskonzepte eingerichtet. Entscheidend ist nicht nur, dass Backups existieren, sondern dass sie sinnvoll zum Risiko und zur Bedeutung der Anwendung passen.
Das hängt vom Projekt, der Architektur und den vereinbarten Rahmenbedingungen ab. Grundsätzlich sollte früh geklärt werden, welche Rechte, Zugänge, Dokumentation und Übergabemöglichkeiten gewünscht sind. Bei geschäftskritischer Software ist Transparenz über Betrieb und Weiterentwicklung besonders wichtig.
Perlit Software
Einführung, Nutzerakzeptanz und Veränderung im Unternehmen
Akzeptanz entsteht nicht nur durch Schulung, sondern durch eine gute Lösung. Die Software muss echte Arbeit erleichtern, verständliche Oberflächen haben und den Alltag der Nutzer berücksichtigen. Wenn Mitarbeiter früh einbezogen werden und die Lösung spürbar besser ist als der alte Ablauf, steigt die Nutzung deutlich.
In vielen Projekten ja. Schulungen müssen aber nicht kompliziert sein. Oft reichen kurze Einführungen, verständliche Rollenansichten, interne Ansprechpartner, Hilfetexte und klare Prozessregeln. Gute Software sollte nicht wochenlang erklärt werden müssen, aber Nutzer brauchen trotzdem Sicherheit im neuen Ablauf.
Während der Einführung kann es Umstellungseffekte geben. Deshalb sollte ein Rollout geplant erfolgen: mit Tests, Pilotnutzung, Datenprüfung, Feedback und klarer Kommunikation. Eine gute Einführung verhindert, dass Mitarbeiter plötzlich vor einem neuen System stehen und nicht wissen, wie ihr Alltag jetzt funktionieren soll.
Nicht immer. Bei größeren Lösungen kann ein schrittweiser Rollout sinnvoll sein: erst ein Bereich, dann weitere Teams oder Standorte. So lassen sich Fehler, Verständnisprobleme und Verbesserungen früh erkennen, bevor die Software breit genutzt wird.
Widerstand entsteht oft aus Unsicherheit, schlechten Erfahrungen oder Angst vor Kontrolle. Wichtig ist, klar zu erklären, welchen Zweck die Software hat und welche Arbeit sie erleichtert. Außerdem sollten Nutzer ernst genommen werden, wenn sie echte Probleme im Ablauf benennen. Nicht jeder Einwand ist Widerstand; manche Einwände sind wertvolle Prozesshinweise.
Das hängt vom Umfang ab. Bei kleinen Automatisierungen, Schnittstellen oder klaren Prozessverbesserungen kann Nutzen schnell sichtbar werden. Bei größeren Unternehmenssystemen entsteht der Nutzen schrittweise: zuerst bessere Struktur, dann weniger manuelle Arbeit, später mehr Transparenz, bessere Auswertungen und stabilere Abläufe.
Ein häufiger Fehler ist, die Software nur technisch zu betrachten und die Organisation zu vergessen. Nutzer, Verantwortlichkeiten, Datenpflege, Freigaben, Support, Schulung und Prozessregeln müssen mitgedacht werden. Sonst entsteht ein gutes Tool, das im Alltag nicht sauber verankert ist.
Ein Softwareprojekt ist erfolgreich, wenn es im Alltag messbar hilft: weniger Rückfragen, weniger doppelte Eingaben, schnellere Abläufe, bessere Daten, weniger Fehler, klarere Zuständigkeiten, entlastete Mitarbeiter und bessere Steuerung. Der Erfolg zeigt sich nicht nur im Go-live, sondern in der täglichen Nutzung.
Perlit Software
Kontakt, nächste Schritte und Zusammenarbeit mit Perlit
Perlit passt besonders zu mittelständischen Unternehmen, die echte operative Abläufe verbessern wollen. Dazu gehören inhabergeführte Unternehmen, wachsende Dienstleister, Industrie- und Fertigungsbetriebe, technische Services, Logistik, Handel, Bildung, Bau, Immobilien, Backoffice-intensive Organisationen und Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Prozessen.
Nein. Perlit sitzt in Berlin, arbeitet aber mit Unternehmen im gesamten DACH-Raum zusammen. Viele Gespräche, Abstimmungen und Projektphasen können remote stattfinden. Wenn es fachlich sinnvoll ist, sind persönliche Termine oder Workshops vor Ort möglich.
Ja. Nicht jedes Unternehmen möchte sofort entwickeln lassen. Eine Beratung, Prozessanalyse, Machbarkeitsprüfung oder technische Konzeption kann ein sinnvoller erster Schritt sein, um Klarheit zu gewinnen und Investitionsentscheidungen besser vorzubereiten.
Ja. Wenn bereits eine Idee, ein internes Konzept, ein Lastenheft oder ein angefangener Prototyp existiert, kann geprüft werden, ob der Ansatz technisch, wirtschaftlich und organisatorisch sinnvoll ist. Dabei geht es auch darum, unnötige Komplexität zu erkennen und den ersten sinnvollen Umsetzungsschritt zu bestimmen.
Das ist möglich, muss aber geprüft werden. Entscheidend ist der Zustand von Code, Architektur, Dokumentation, Datenbank, Betrieb und fachlicher Logik. Manchmal lohnt sich eine Weiterentwicklung, manchmal ist ein kontrollierter Neubau wirtschaftlicher als die Rettung einer instabilen Lösung.
Ja, wenn die fachliche und technische Passung gegeben ist. Neben vollständigen Softwareprojekten können auch Entwicklerkapazitäten, technische Unterstützung oder Mitarbeit in bestehenden Projektstrukturen sinnvoll sein. Wichtig sind klare Aufgaben, Verantwortlichkeiten und eine saubere Einbindung ins Projekt..
Der Start hängt von Projektumfang, Verfügbarkeit, Vorbereitungsstand und Entscheidungsfähigkeit ab. Ein erstes Gespräch oder eine Machbarkeitsprüfung ist meist deutlich schneller möglich als die Umsetzung eines größeren Projekts. Für eine belastbare Planung müssen Anforderungen, Ansprechpartner und Prioritäten geklärt werden.
Am besten werden konkrete Beispiele gesammelt: aktuelle Prozesse, verwendete Tools, Excel-Dateien, wiederkehrende Probleme, Zeitfresser, manuelle Übergaben, typische Fehler und gewünschte Verbesserungen. Es muss nicht perfekt aufbereitet sein. Echte Einblicke sind wertvoller als schöne Präsentationen.
Der beste nächste Schritt ist eine offene Einordnung: Welcher Prozess verursacht aktuell den größten Aufwand? Welche Aufgabe hängt zu stark an einzelnen Personen? W o fehlen Transparenz, Automatisierung oder Datenfluss? Daraus lässt sich ableiten, ob individuelle Software sinnvoll ist und welcher erste Schritt wirtschaftlich tragfähig wäre.