Perlit Software
Case Studies:
Wie individuelle Software aus Aufwand, Engpässen und manueller Arbeit steuerbare Systeme macht
Unsere Projekte zeigen, was individuelle Software leisten kann, wenn sie nicht nur Funktionen abbildet, sondern das eigentliche Geschäft versteht. Aus verstreuten Daten, manuellen Prozessen, Excel-Dateien, E-Mails, Papier, Spezialwissen und Engpässen entstehen Systeme, die Arbeit automatisieren, Unternehmen steuerbarer machen und Wachstum ermöglichen.
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Musikplus: Eine Musikschule
wird zum digitalen Selbstläufer
Für Musikplus entstand eine umfassende Verwaltungssoftware, die Buchung, Unterrichtsplanung, Lehrer, Schüler, Räume, Instrumente, Verträge, Erinnerungen, Zahlungen, Lehrerhonorare und Geschäftsführungs-Auswertungen in einem System zusammenführt.
Vorher war die Planung stark manuell geprägt. Eine Person war täglich viele Stunden damit beschäftigt, Kalender, Lehrer, Schüler und Termine zu koordinieren. Heute können Kunden Unterrichtsformen online auswählen, Buchungen starten, Daten eingeben und Verträge verwalten, während die Software automatisch Termine, Erinnerungen, Vertragsabläufe, Zahlungen und offene Aufgaben steuert.
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FDT Fusor: Aus Excel, Access und Spezialwissen wird ein komplexes ERP-System
Für FDT Fusor wurde eine sehr umfangreiche ERP-Software entwickelt, die Angebote, Kunden, Kontaktpersonen, Aufträge, Rechnungen, Lager, Material, Formen, Maschinen, Schichten, Produktion, Wartung, Qualitätssicherung und Kalkulation zentral abbildet.
Vorher waren wichtige Abläufe über Excel, Word, PDF, Papier, Access und mehrere Hilfsprogramme verteilt. Besonders kritisch war, dass bestimmte Aufgaben nur von wenigen Personen beherrscht wurden. Die neue Software macht komplexe Kalkulationen, Ressourcenplanung, Produktionsstatus, Materiallogik und Schichtdaten für weitere Mitarbeiter ausführbar und nachvollziehbar.
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JobErfolg: Coaching-Planung von Wochenarbeit auf Minuten reduziert
Für JobErfolg entstand ein Coaching-Planer, der Coaches, Coachees, Räume und Termine automatisch miteinander kombiniert. Dabei berücksichtigt die Software Verfügbarkeiten, Abwesenheiten, Wochenenden, Feiertage, Arbeitszeiten, Vormittags- und Nachmittagswünsche sowie weitere Einschränkungen.
Vorher war die Planung eine wiederkehrende, zeitintensive Aufgabe. Heute werden passende Coach-Coachee-Zuordnungen berechnet, Kurse simuliert und nach Freigabe direkt in Kalender und Ressourcenplanung übernommen. Auch Leistungsnachweise können aus den vorhandenen Daten erstellt werden.
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Zollflix: Zollanmeldungen von 30 Minuten auf unter eine Minute gebracht
Für Zollflix wurde eine Plattform entwickelt, mit der Kunden Ausfuhr- und Einfuhranmeldungen selbst vorbereiten können. Das System umfasst Kundenportal, Mitarbeiterbereich, KI-Unterstützung, HS-Code-Logik, Produktkataloge, Vorlagen, Rechnungsautomatisierung, Zahlungserinnerungen, Mahnstufen und Buchhaltungsexporte.
Vorher kamen Aufträge per WhatsApp, E-Mail oder Telefon. Die genutzte Fachsoftware war komplex und schwer bedienbar. Die neue Lösung führt Kunden schrittweise durch den Prozess, übernimmt Daten aus Dokumenten, nutzt frühere Transaktionen und bereitet Fälle so vor, dass Mitarbeiter sie nur noch kontrollieren oder freigeben müssen.
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Trocknungstechnik Friedrich: Weniger Leerfahrten, weniger Verwaltung, mehr Skalierung
Für Trocknungstechnik Friedrich entstand eine operative Unternehmenssoftware für Termine, Außendienst, Kundenkommunikation, Schadensaufnahme, Fotodokumentation, Leistungsnachweise, Angebote, Rechnungen und komplexe Parteienstrukturen.
Vorher verursachten vergessene Termine, nicht angetroffene Kunden und manuelle Abstimmungen hohe Reibungsverluste. Die Software erinnert Kunden automatisch per WhatsApp, SMS und E-Mail, ermöglicht Terminbestätigungen, unterstützt Kalenderauswahl und führt Außendienstmitarbeiter durch die Dokumentation vor Ort.
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Aymando Personal: Personaleinsatzplanung ohne Excel-Chaos
Für Aymando Personal wurde eine Software entwickelt, die Kundenbestellungen, Mitarbeitereinsatz, Verfügbarkeiten, Urlaube, Überstunden, Stundenzettel, Online-Unterschriften, Angebote, Rechnungen und Kapazitätsmeldungen zusammenführt.
Vorher wurde die Koordination über mehrere Excel-Dokumente und eine kleine Altsoftware organisiert. Kunden mussten Bestellungen über Mitarbeiter aufgeben, Verfügbarkeiten wurden manuell geprüft und gesetzlich relevante Stundenzettel erzeugten hohen Aufwand. Heute können Kunden selbst bestellen, verfügbare Mitarbeiter werden automatisch berücksichtigt und viele Folgeprozesse laufen digital.
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HFF München: Eine komplette Gefährdungsbeurteilung in einer einzigen Offline-Datei
Für die HFF München wurde eine offlinefähige Webanwendung zur Gefährdungsbeurteilung entwickelt. Die Anwendung kommt ohne Datenbank aus, läuft lokal im Browser, speichert Eingaben im Local Storage und exportiert am Ende ein PDF.
Die Herausforderung war, komplexe Formularlogik, Folgeformulare und Handbuchinhalte so abzubilden, dass Nutzer nur das sehen, was gerade relevant ist. Je nach Eingabe werden zusätzliche Formulare automatisch erforderlich, Hilfetexte erscheinen kontextbezogen und das Enddokument bleibt für die Weiterverarbeitung vertraut strukturiert.
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Strukturschmiede:
Komplexe amtliche Formulare für Assistenzkräfte bedienbar gemacht
Für Strukturschmiede wurde eine Anwendung entwickelt, die komplexe amtliche Formulare stark vereinfacht. Ziel war, dass Aufgaben, die vorher Fachpersonal wie Rechtsanwälte oder Steuerberater selbst erledigen musste, an Praktikanten oder Assistenten delegiert werden können.
Die Software zeigt nur relevante Abschnitte, klappt Bereiche dynamisch auf, erlaubt beliebig viele wiederholbare Datengruppen und prüft Eingaben über Validierungen, Hinweise und Formatregeln. Am Ende wird ein Dokument erzeugt, das optisch dem amtlichen Formular entspricht.
Fachmann Umzüge: Website-Anfragen, Besichtigung und Angebot in einem System
Für Fachmann Umzüge wurde ein kompaktes CRM- und Verwaltungssystem entwickelt. Website-Anfragen landen automatisch in der Software, Kunden werden zentral verwaltet und Besichtigungen, Kalkulationen, Kostenvoranschläge, Rechnungen und Termine werden digital abgebildet.
Besonders wichtig war, dass auch weniger erfahrene Mitarbeiter Angebote vorbereiten können. Dafür wurden Positionen, Formulare und Kalkulationslogik so vorbereitet, dass Besichtigungen vor Ort strukturiert erfasst und Angebote einfacher erstellt werden können.
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Der andere Spieleladen:
Automatische Preispflege für Sammelkarten
Für Der andere Spieleladen wurde eine Software entwickelt, die Preise für Sammelkarten automatisch aktualisiert. Das System liest externe Plattformdaten ein, berücksichtigt eigene Bestände und wendet eine interne Preislogik an.
Zusätzlich entstand ein Backend, in dem Mitarbeiter Karten, Sets und Grundeinstellungen verwalten können. Die Bestände werden auf der Website dargestellt, und ein Ankauf-Modul zeigt Karten, die der Laden gezielt sucht, um die eigene Kollektion auszubauen.
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Jolexx: Belege automatisch erkennen, auslesen und strukturieren
Für Jolexx wurde eine Software zur automatischen Belegverarbeitung entwickelt. Die Anwendung erkennt relevante Informationen wie Lieferant, Zahlungsdatum, Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag automatisch aus Dokumenten.
Die Lösung wurde so umgesetzt, dass auch schwierige Ausgangsdokumente verarbeitet werden können: schiefe Fotos, gefaltete Belege, zerknitterte Dokumente und schlechte Lichtverhältnisse. Die erkannten Daten werden strukturiert übernommen und reduzieren manuelle Eingabe erheblich.
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Goldweiss: Website-Wartung, Pflegeverträge und Berichte in einer Software gebündelt
Für die Werbeagentur Goldweiss wurde eine Verwaltungssoftware entwickelt, mit der Kundenwebseiten, Unterwebseiten, Pflegeverträge, Minutenkonten, Tickets, Pauschalaufgaben, Daueraufgaben, Templates, Hoster, CMS-Systeme und monatliche Wartungsberichte zentral verwaltet werden können.
Die Ticketbearbeitung blieb in Zoho Desk, die Kundendaten kamen aus Zoho CRM. Die neue Software importierte diese Daten, ordnete Tickets und Aufgaben den passenden Webseiten zu und machte daraus eine strukturierte Grundlage für Website-Pflege, Wartung, Abrechnung und technische Bestandsübersichten.