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Perlit Software

Zoho Desk blieb für Tickets, die neue Software wurde zur Verwaltungszentrale

Die Ticketbearbeitung selbst fand weiterhin in Zoho Desk statt. Die neue Software musste dieses bestehende System nicht ersetzen, sondern sinnvoll ergänzen. Deshalb wurden Tickets aus Zoho Desk importiert und in der neuen Verwaltungssoftware den passenden Webseiten, Kunden und Pflegevorgängen zugeordnet.

Die Kundendaten wurden aus Zoho CRM importiert. Dadurch entstand eine Verbindung zwischen CRM-Daten, Website-Daten, Tickets, Pflegeverträgen und späteren Berichten.

Zoho Desk

Tickets und ticketbezogene Zeiten wurden übernommen.

Zoho CRM

Kundendaten und Besitzerinformationen wurden importiert.

Eigene Software

Webseiten, Pflegeaufgaben, Pauschalen, Daueraufgaben und Berichte wurden zentral verwaltet.

Kein Systembruch

Bestehende Tools blieben erhalten, wurden aber durch eine spezialisierte Verwaltungssoftware ergänzt.

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Webseiten wurden als eigene verwaltbare Objekte modelliert

Kundenzuordnung

Besitzer und Kunde wurden aus Zoho CRM übernommen.

Ein zentraler Bestandteil der Software war die strukturierte Verwaltung von Webseiten. Jede Webseite konnte mit vielen fachlichen und technischen Informationen angelegt werden, damit die Agentur jederzeit wusste, welche Website zu welchem Kunden gehört, welche Technik verwendet wurde und welche Zuständigkeiten bestehen.

Zuständigkeit

Es konnte dokumentiert werden, ob Goldweiss weiterhin für die Webseite verantwortlich ist oder ob inzwischen eine andere Agentur zuständig ist.

Webseitenart

Zum Beispiel klassische Webseite, Webshop oder andere Website-Typen.

Technik

CMS-System, Browser, Theme, Template, Hoster und weitere technische Attribute konnten gespeichert werden.

Backlink

Es konnte hinterlegt werden, ob ein Agentur-Backlink auf der Webseite eingebaut wurde.

Damit wurden Webseiten nicht mehr nur als Kundennotiz oder Ticketkontext behandelt, sondern als eigene, auswertbare und pflegbare Einheiten.

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Pauschalaufgaben, Daueraufgaben und
Minutenkonten wurden automatisierbar

Bei Tickets lagen Zeiten aus der Bearbeitung vor. Für bestimmte wiederkehrende Tätigkeiten wurde jedoch nicht jedes Mal manuell Zeit gemessen. Dafür wurden Pauschalaufgaben eingeführt: Aufgaben mit fest hinterlegtem Zeitwert, zum Beispiel ein Backup, ein Update oder eine andere standardisierte Wartungstätigkeit.

Zusätzlich wurden Daueraufgaben definiert. So konnte pro Kunde festgelegt werden, welche Pauschalaufgaben jeden Monat durchgeführt werden müssen.

Pauschalaufgaben

Standardtätigkeiten mit festen Minutenwerten.

Daueraufgaben

Monatlich wiederkehrende Aufgaben pro Kunde oder Webseite.

Minutenkonto

Kunden mit monatlicher Pflege konnten mit ihrem gebuchten Minutenkontingent verwaltet werden.

Website-Zuordnung

Tickets, Pauschalaufgaben und Daueraufgaben wurden konkreten Webseiten zugeordnet.

Tickets, Pauschalaufgaben und Daueraufgaben wurden konkreten Webseiten zugeordnet.

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Stammdaten konnten flexibel gepflegt werden

Damit die Software langfristig nutzbar bleibt, wurden wichtige Stammdaten durch Benutzer pflegbar gemacht. Dazu gehörten Hoster, CMS-Systeme, Aufgabentypen für Pauschal- und Daueraufgaben sowie Templates.

Gerade die Template-Verwaltung war praktisch wichtig: Gekaufte Templates konnten hinterlegt und Webseiten zugewiesen werden. So war sichtbar, wo welche Templates verwendet wurden, wo Lizenzen nachgekauft werden mussten und wo eventuell noch freie Lizenzen vorhanden waren.

  • Hoster verwalten
  • CMS-Systeme verwalten
  • Aufgabentypen pflegen
  • Pauschal- und Daueraufgaben definieren
  • Templates und Lizenzen hinterlegen
  • Template-Nutzung pro Webseite nachvollziehen

Mit individueller Software

  • Umsatz steigern
    82%
  • Marge verbessern
    74%
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Monatliche PDF-Berichte wurden automatisch aus den vorhandenen Daten erzeugt

Ein großer Nutzen lag in der Berichtserstellung. Für Kunden mit Website-Pflege konnten monatliche PDF-Berichte erstellt werden, die als Anhang für Rechnungen verwendet wurden.

Die Berichte basierten auf den in der Software vorhandenen Daten: Tickets, Pauschalaufgaben, Daueraufgaben, Minutenkonten und Website-Zuordnungen. Dadurch musste die Agentur Wartungsleistungen nicht jedes Mal manuell zusammensuchen und aufbereiten.

Berichte pro Kunde

Monatliche Wartungs- und Pflegeleistungen wurden dokumentiert.

Rechnungsanhang

Die PDF-Berichte konnten als Nachweis zur Rechnung verwendet werden.

Weniger manuelle Aufbereitung

Tickets, Aufgaben und Pflegeleistungen wurden aus dem System übernommen.

Mehr Transparenz

Kunden konnten besser nachvollziehen, welche Wartungsleistungen erbracht wurden.

Dadurch wird Produktion nicht nur abgewickelt, sondern dokumentiert, analysierbar und steuerbar gemacht.

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Das Ergebnis:
Website-Betreuung wurde strukturierter, schneller und auswertbarer

Mit der Software konnte Goldweiss die Pflege und Wartung von Kundenwebseiten deutlich einfacher verwalten. Die Agentur hatte einen zentralen Überblick über Webseiten, Kunden, Tickets, technische Informationen, Templates, Lizenzen, Pflegeverträge und monatliche Aufgaben.


Wenn für alle Webseiten eine bestimmte Prüfung notwendig wurde, zum Beispiel Sicherheitsupdates oder technische Bestandsaufnahmen, konnten die Informationen aus der zentralen Datenbank genutzt werden.

  • weniger manuelle Berichtserstellung
  • bessere Übersicht über betreute Webseiten
  • strukturierte Pflegeverträge mit Minutenkonten
  • klare Zuordnung von Tickets und Aufgaben zu Webseiten
  • bessere Kontrolle über Templates und Lizenzen
  • zentrale Datenbasis für Wartung, Pflege und technische Prüfungen