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Perlit Software

Komplexe Formulare wurden auf das reduziert, was gerade relevant ist

Die Ausgangsformulare waren umfangreich. Es gab ein Hauptformular und je nach Auswahl wurden bis zu zehn weitere Formulare relevant. Diese mussten dann zusätzlich ausgefüllt werden. In der alten Struktur war das für Nutzer schnell unübersichtlich, weil viele Inhalte sichtbar waren, obwohl sie in dem Moment noch gar nicht gebraucht wurden.

In der neuen Anwendung wurde die Logik umgedreht: Erst wird nur das angezeigt, was wirklich relevant ist. Wenn im Hauptformular bestimmte Angaben gemacht werden, erscheinen automatisch die passenden zusätzlichen Formulare im Menü. Auch innerhalb der Formulare bleiben Bereiche zunächst eingeklappt und werden erst sichtbar, wenn sie durch eine Antwort notwendig werden.

Hauptformular

Ausgangspunkt für alle weiteren Pflichtbereiche.

Dynamische Nebenformulare

Je nach Eingabe werden zusätzliche Formulare erzeugt und verpflichtend.

Reduzierte Oberfläche

Inhalte werden erst angezeigt, wenn sie relevant sind.

Geführtes Ausfüllen

Nutzer sehen nicht sofort die gesamte Komplexität, sondern arbeiten Schritt für Schritt.

Nutzer sehen nicht sofort die gesamte Komplexität, sondern arbeiten Schritt für Schritt.

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Das Handbuch wurde direkt in die Anwendung eingebaut

Zusätzlich zu den Formularen gab es ein Handbuch, das vorher als PDF-Dokument referenziert wurde. Die Nutzer mussten also bei Fragen im Handbuch nachschlagen, häufig nur anhand von Kapitelbezeichnungen. Das war im Alltag unpraktisch und führte dazu, dass Hilfetexte nicht immer dort verfügbar waren, wo sie wirklich gebraucht wurden.

In der neuen Anwendung wurde das Handbuch in die Software integriert. Einzelne Abschnitte und Kapitel wurden den passenden Fragen zugewiesen, sodass an der richtigen Stelle direkt die relevanten Informationen angezeigt werden konnten.

Handbuch integriert

Keine separate PDF-Suche während des Ausfüllens nötig.

Kontextbezogene Hilfe

Die passenden Handbuchabschnitte erscheinen direkt bei der jeweiligen Frage.

Weniger Unsicherheit

Nutzer erhalten Hinweise genau dort, wo sie eine Entscheidung treffen müssen.

Bessere Bedienbarkeit

Die Anwendung erklärt sich stärker selbst.

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Offline arbeiten,
später PDF exportieren

Ein zentraler Punkt war die Offlinefähigkeit. Die Anwendung musste auch ohne Server, ohne Login, ohne Datenbank und ohne aktive Internetverbindung nutzbar sein. Gleichzeitig sollte sie mehrfach geöffnet und weiterbearbeitet werden können.

Das wurde über den Local Storage des Browsers gelöst. Eingaben konnten lokal gespeichert werden, sodass die Datei erneut geöffnet und weiterbearbeitet werden konnte. Nach Abschluss des Prozesses konnte ein PDF-Dokument exportiert werden.

Local Storage

Eingaben bleiben lokal im Browser erhalten.

Mehrfaches Öffnen

Nutzer können den Bearbeitungsstand später fortsetzen.

Keine Infrastruktur

Kein Server, keine Datenbank, kein Hosting für die eigentliche Nutzung erforderlich.

PDF-Export

Am Ende entsteht ein Dokument, das weitergegeben und archiviert werden kann.

Am Ende entsteht ein Dokument, das weitergegeben und archiviert werden kann.

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Das Ergebnis blieb für die Weiterverarbeitung vertraut

Obwohl das Ausfüllen deutlich vereinfacht wurde, sollte das Enddokument nicht völlig neu aussehen. Personen, die die Gefährdungsbeurteilungen später sichten oder weiterverarbeiten, sollten die vertraute Struktur wiederfinden.

Deshalb wurde der PDF-Export so umgesetzt, dass das Ergebnis ungefähr der bekannten Struktur der bisherigen Formulare entsprach. Für die Nutzer wurde der Eingabeprozess stark vereinfacht, während die nachgelagerte Verarbeitung nicht unnötig umgestellt werden musste.

  • deutlich einfacheres Ausfüllen
  • weniger sichtbare Komplexität während der Eingabe
  • kontextbezogene Hilfetexte statt separatem Handbuch
  • offlinefähige Nutzung ohne Datenbank
  • PDF-Ausgabe in vertrauter Struktur