Perlit Software
Trocknungstechnik Friedrich: Weniger Leerfahrten, weniger Verwaltung, mehr operative Kapazität
Für Trocknungstechnik Friedrich wurde eine operative Unternehmenssoftware entwickelt, die Termine, Außendienst, Kundenkommunikation, Schadensaufnahme, Fotodokumentation, Leistungsnachweise, Angebote, Rechnungen und komplexe Parteienstrukturen in einem System zusammenführt.
Das ursprüngliche Problem war nicht nur, dass Verwaltung digitalisiert werden sollte. Das eigentliche Problem war, dass zu viele Personen mit Abstimmung, Telefonaten, Terminorganisation und Nachhalten beschäftigt waren, während die umsatzrelevante Arbeit im Außendienst stattfand. Zusätzlich gab es viele Leerfahrten, weil Kunden Termine vergessen haben, nicht vor Ort waren oder eine Trocknung noch nicht abgeschlossen war.
- zu hoher Verwaltungsanteil im Verhältnis zum Außendienst
- viele Telefonate und manuelle Abstimmungen
- etwa 20 Prozent Leerfahrten im Außendienst
- vergessene oder nicht wahrgenommene Termine
- mehrere beteiligte Parteien pro Auftrag
- Trocknung, Leckageortung und Wiederherstellungsarbeiten in einem System
Perlit Software
Termine, Erinnerungen und Kundenmitwirkung wurden systematisiert
Bei Trocknungstechnik muss alles schnell und zuverlässig funktionieren. Es handelt sich oft um eine Notfalldienstleistung, bei der Termine, Anfahrt, Aufbau, Abbau, Schadensaufnahme und Kommunikation sauber ineinandergreifen müssen.
Die Software verwaltet Termine, Ressourcen und Kalender so, dass Kunden selbst Termine auswählen oder bestätigen können. Zusätzlich werden automatische Erinnerungen per WhatsApp, SMS und E-Mail versendet. Kunden erhalten Links, über die sie Termine bestätigen oder im Kalender auswählen können. Auch Zwischenabfragen sind möglich, damit dem Kunden bewusst bleibt, dass ein Termin ansteht und er wirklich vor Ort sein muss.
Automatische Terminerinnerungen
WhatsApp, SMS und E-Mail mit passenden Links.
Kundenauswahl
Kunden können verfügbare Termine selbst auswählen oder bestätigen.
Zwischenabfragen
Vor wichtigen Terminen kann erneut geprüft werden, ob der Kunde anwesend sein wird.
Ressourcenplanung
Außendienstler, Termine und Leistungen werden zentral geplant.
Leerfahrtenreduktion
Vergessene Termine und unnötige Fahrten werden deutlich reduziert.
Dadurch wird nicht nur die Verwaltung entlastet. Auch die Außendienstkapazität wird besser genutzt, weil weniger Fahrten ins Leere laufen.
Perlit Software
Die Software bildet die komplexen Parteien eines Schadensfalls ab
Ein großer Unterschied zu vielen Standardlösungen lag in der Komplexität der beteiligten Parteien. Bei einem Trocknungstechnik-Auftrag gibt es oft nicht nur einen Kunden. Es kann einen Auftraggeber geben, mehrere Ansprechpartner beim Auftraggeber, einen abweichenden Rechnungsempfänger, einen Immobilienbesitzer, eine Hausverwaltung, eine Versicherung, einen Mieter und weitere Kontaktpersonen.
Die vorherige Standardsoftware konnte diese Struktur nicht sauber abbilden. In der neuen Software werden alle Beteiligten mit ihren Kontaktdaten, Rollen, Zuständigkeiten und Zusammenhängen verwaltet. Dadurch landen Informationen nicht mehr aneinander vorbei, sondern zentral in einer gemeinsamen Datenbasis.
Zum Beispiel Hausverwaltung, Versicherung oder anderes Unternehmen.
Mehrere Mitarbeiter oder Kontaktpersonen pro Auftraggeber möglich.
Kann vom Auftraggeber abweichen, zum Beispiel Immobilienbesitzer.
Häufig Mieter oder Nutzer der betroffenen Immobilie.
Auch Unternehmen oder Vertreter mit eigenen Ansprechpartnern können abgebildet werden.
Gerade diese Parteienlogik war entscheidend, weil sie im Tagesgeschäft ständig vorkommt und mit einfachen Kundendatensätzen nicht realistisch abbildbar war.
Perlit Software
Außendienst, Dokumentation, Leistungen und Abrechnung laufen in einem Ablauf
Die Software unterstützt nicht nur Terminplanung, sondern auch die Arbeit vor Ort. Informationen und Daten für Leistungsnachweise werden digital erfasst, inklusive Fotodokumentation. Außendienstmitarbeiter können Schadensaufnahme, Aufbau, Abbau, Leckageortung und Wiederherstellungsarbeiten strukturiert dokumentieren.
Auch die Leistungsverwaltung ist enthalten. Es wird nachvollziehbar, welche Leistungen fertig sind, wie weit einzelne Leistungen sind und welche Arbeiten noch ausstehen. Neben Trocknungstechnik werden auch Leckageortung und Maler- beziehungsweise Wiederherstellungsarbeiten über die Software abgewickelt.
Gerade bei Daueraufträgen, Versicherungen, Hausverwaltungen und unterschiedlichen Auftraggebern war diese Katalog- und Preislogik wichtig, weil nicht jeder Kunde mit denselben Positionen und Preisen arbeitet.
Schadensaufnahme
Strukturierte Erfassung inklusive relevanter Daten und Fotos.
Fotodokumentation
Nachweise werden direkt dem Auftrag zugeordnet.
Leistungsstatus
Fortschritt einzelner Leistungen wird sichtbar.
Angebote und Rechnungen
Kalkulation, Angebotserstellung und Abrechnung werden im System abgewickelt.
Leistungskataloge
Allgemeine Kataloge und kundenspezifische Kataloge mit passenden Preisen werden berücksichtigt.
Perlit Software
Das Ergebnis: Wachstum ohne Verwaltungsaufblähung
Durch die Software wurden Daten, Termine, Parteien, Leistungen, Dokumentation und Abrechnung zusammengeführt. Dadurch konnte Trocknungstechnik Friedrich den Personalaufwand in der Verwaltung deutlich reduzieren und gleichzeitig operativ stärker werden.
Die Firma konnte weitere Mitarbeiter einstellen, die Trocknungen aufbauen, abbauen oder Schadensaufnahmen durchführen, ohne den Verwaltungsbereich im gleichen Verhältnis zu vergrößern. Dadurch konnte der Umsatz gesteigert werden, während der Gewinn noch stärker profitierte, weil neue Mitarbeiter stärker in umsatzrelevanten Bereichen eingesetzt werden konnten.
- weniger Leerfahrten durch automatische Erinnerungen und Terminbestätigungen
- weniger Verwaltungsaufwand durch zentrale Daten und klare Prozesse
- bessere Außendienstdokumentation inklusive Fotos und Leistungsnachweisen
- saubere Abbildung komplexer Parteienstrukturen
- Skalierung im Außendienst ohne proportional wachsende Verwaltung
- mehr Umsatz und stärkere Profitabilität durch bessere operative Kapazitätsnutzung