Perlit Software
JobErfolg: Coaching-Planung von vielen Stunden Arbeit auf wenige Minuten reduziert
Für JobErfolg wurde ein Coaching-Planer entwickelt, der Coaches und Coachees automatisch sinnvoll aufeinander verteilt. Dabei geht es nicht nur um einfache Terminbuchung, sondern um eine komplexe Planung mit vielen Faktoren: Verfügbarkeiten, Abwesenheiten, Räume, Feiertage, Wochenenden, Arbeitszeiten und unterschiedliche Einschränkungen einzelner Personen.
Vorher war diese Planung eine wichtige Teilzeitaufgabe. Je nach Umfang gingen dafür jede Woche mehr als zehn Stunden, teilweise bis zu zwanzig Stunden verloren. Heute kann die gleiche Aufgabe in wenigen Minuten vorbereitet, simuliert und übernommen werden.
- hohe Anzahl an Coachees
- viele Coaches mit unterschiedlichen Verfügbarkeiten
- Räume und Kalender als Ressourcen
- Abwesenheiten, Feiertage und Wochenenden berücksichtigt
- automatische Planung statt manueller Wochenarbeit
Perlit Software
Die Software verteilt Menschen, Termine und Ressourcen automatisch
Die zentrale Aufgabe der Software ist es, eine hohe Anzahl an Coachees auf eine kleinere Anzahl an Coaches zu verteilen. Dabei wird berechnet, welcher Coachee bei welchem Coach zu welchem Zeitpunkt Unterricht oder Coaching erhalten soll.
Die Planung berücksichtigt dabei nicht nur freie Termine. Es wird auch darauf geachtet, dass Inhalte über einen bestimmten Zeitraum sinnvoll und gleichmäßig verteilt werden und keine Kollisionen entstehen.
Coach-Verfügbarkeit
Wer kann an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten?
Coachee-Verfügbarkeit
Wer kann nur vormittags, nur nachmittags oder nur an bestimmten Tagen?
Abwesenheiten
Urlaube, Krankheitstage oder andere Ausfälle werden berücksichtigt.
Kalenderlogik
Feiertage, Wochenenden und bereits belegte Zeiten fließen in die Planung ein.
Ressourcen
Räume und Coaches werden nach der Übernahme automatisch blockiert.
Perlit Software
Simulation vor Übernahme
Wenn eine neue Person hinzugefügt wird, kann die Software die passenden Kurse und Sitzungen bereits simulieren. Nachdem primärer und sekundärer Coach festgelegt wurden, berechnet das System die geplanten Termine und zeigt, wie die Verteilung aussehen würde.
Erst wenn die Planung passt, wird sie übernommen. Danach werden die Sitzungen in die Kalender eingetragen und die notwendigen Ressourcen blockiert. Dadurch wird aus einer ehemals mühsamen manuellen Planung ein kontrollierter digitaler Prozess.
Primärer Coach
Sekundärer Coach
Automatische Terminsimulation
Übernahme nach Freigabe
Kalendereintrag und Ressourcenblockierung
Perlit Software
Auch Leistungsnachweise entstehen aus den vorhandenen Daten
Am Ende der Planung und Durchführung werden aus den vorhandenen Daten Berichte erstellt, die als Leistungsnachweis zusammen mit der Rechnung abgegeben werden können. Dadurch muss nicht separat dokumentiert werden, welche Termine geplant und durchgeführt wurden.
Die Software verbindet also Planung, Ressourcennutzung, Kalender und Berichtswesen in einem Ablauf. Was vorher eine regelmäßige, aufwendige Koordinationsaufgabe war, wird heute durch wenige Eingaben, Simulation und Freigabe erledigt.